So sánh sản phẩm
Hotline : 0935 183 152 - 0886 137 039
X

Hướng dẫn sử dụng phần mềm HRPRO7

Ngày đăng : 15:24:29 03-08-2018
 
 

Menu

 
  1. – Các thao tác cơ bản với khung thao tác chuẩn....................................................................................... 2
  2. – Thiết lập hệ thống...................................................................................................................................... 3
    1. – Khởi tạo danh mục............................................................................................................................... 3
      1. – Công ty.......................................................................................................................................... 4
      2. – Phòng ban...................................................................................................................................... 5
      3. – Thông tin khác............................................................................................................................... 5
  1. Các bước cơ bản của phần mềm................................................................................................................ 5
    1. – Cập nhật nhân viên............................................................................................................................... 5
    2. – Cập nhật phòng ban, chức vụ............................................................................................................... 6
    3. – Áp dụng lịch làm việc........................................................................................................................... 7
      1. – Lịch cố định................................................................................................................................... 7
    4. – Quản lý ngày nghỉ................................................................................................................................ 8
      1. - Thiết lập ngày nghỉ......................................................................................................................... 8
      2. - Áp dụng ngày nghỉ......................................................................................................................... 9
    5. – Quản lý dữ liệu thô............................................................................................................................. 10
      1. – Tải dữ liệu chấm công................................................................................................................. 10
        1. – Bằng mạng (Internet)................................................................................................. 10
        2. – Bằng USB (file).................................................................................................................... 11
      2. – Cập nhật dữ liệu điểm danh........................................................................................................ 11
    6. – Xử lý dữ liệu chấm công.................................................................................................................... 11
    7. – Báo cáo......................................................................................................................................... 13
      1. - Báo cáo nhân sự.................................................................................................................... 13
      2. -  Báo cáo chấm công.............................................................................................................. 13
        1. – Báo cáo thô........................................................................................................................... 13
        2. – Báo cáo chấm công............................................................................................................... 14
  1. – Các chức năng khác của phần mềm...................................................................................................... 15
    1. – Quản lý thiết bị................................................................................................................................... 15
      1. – Tải dữ liệu chấm công................................................................................................................. 15
      2. – Xoá dữ liệu chấm công trên máy................................................................................................. 15
      3. – Đồng bộ thông tin người dùng.................................................................................................... 16
      4. – Xem thông tin trên máy............................................................................................................... 17
      5. – Cập nhật thời gian cho thiết bị.................................................................................................... 18
      6. – Khởi động thiết bị....................................................................................................................... 18
    2. – Tạo Người dùng và phân quyền......................................................................................................... 18
      1. – Tạo người dùng........................................................................................................................... 18
      2. – Cấp quyền cho người dùng......................................................................................................... 19
 
Hướng dẫn sử dụng

1 – Các thao tác cơ bản với khung thao tác chuẩn

Ở một số bước có các dạng khung làm việc chuẩn như Cây/Danh sách nhân viên, khung dạng lưới…Phần này sẽ giới thiệu chung các thao tác cơ bản để làm việc trên các loại khung này.
a.Thao tác với cây/danh sách NV
- Cây:
Cây phân cấp từ trái qua phải theo cấp độ phòng ban.Thứ
tự: Công ty và Phòng ban và phòng ban trực thuộc (nếu có)  Nhân viên.

Bấm chuột trái vào dấu + trước tên 1 nhánh để xổ toàn bộ nhánh (hoặc nhấp đúp vào tên của phòng ban). Nhánh được xổ sẽ có dấu – phía trước.
Muốn tìm kiếm nhanh 1 nhân viên trong cây thì chọn mục tìm kiếm phía dưới cây

Khung tìm kiếm này cho phép tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau: Họ tên, Mã nhân viên, Mã chấm công, Phòng ban.

Để chọn tiêu chí tìm kiếm, chọn       , chọn tiêu chí cần tìm trong danh sách hiện ra                                .
VD: Để tìm nhân viên có tên Dung, chọn tiêu chí tìm kiếm là Họ tên, gõ “Dung”, nhấn Enter hoặc click chuột vào hình Kính lúp.
Khi đó Cây sẽ hiển thị tất cả những nhân viên có chữ “Dung” trong Họ tên. Lúc này chỉ cần chọn đúng nhân viên cần tìm.
 
  • Danh sách:
Khi chọn thẻ Danh sách, tất cả các nhân viên sẽ được hiển thị dưới dạng danh sách. Mỗi nhân viên tương ứng với 1 dòng trong danh sách. Thao tác với nhân viên nào thì chọn bấm chuột trái chọn dòng tương ứng của nhân viên đó.Trường hợp muốn chọn nhiều nhân viên cùng lúc thì sử dụng phím Ctrl để chọn thêm hoặc phím Shift để quét chọn như thao tác thông thường với Excel.
Thao tác tìm kiếm nhân viên trong danh sách cũng giống như thao tác tìm kiếm trên cây.
 
b.Các thao tác với khung lưới

 
Lưới hiển thị các dữ liệu tương tự như dữ liệu lưu trữ trên file Excel. Để chỉnh sửa nhanh các cột/dòng thì trước hết phải mở chức năng chỉnh sửa (Mặc định chức năng này bị đóng).
Để mở chức khóa, chọn biểu tượng  (F2 ).Sau khi mở thì trạng thái lúc này là  (F2) .Lúc này các chức năng thêm, xóa, sửa dữ liệu trực tiếp trên lưới sẽ thực hiện được.
  • Để thêm 1 dòng dữ liệu, chọn  (F3), 1 khung thêm mới hiện ra có tương tự hình bên.
 
Sau khi điền các thông tin, chọn  để đưa dữ liệu vào lưới. Chọn  để quay lại lưới.
Nếu muốn hiển thị chung lưới và khung nhập liệu phía trên ở chung 1 cửa sổ thì chọn  (F4).
  • Để xóa 1 dòng: Chọn dòng cần xóa, bấm  (F10) , chọn yes.
  • Để sửa 1 cột nào đó trên dòng thì bấm đôi chuột vào cột đó và chỉnh sửa bình thường. Sau khi hoàn tất các thao tác trên:
+ Chọn        (F11) để lưu lại các thay đổi.
+ Chọn        (F12) để trả lại giá trị ban đầu.
+ Chọn        (F2) để khóa lại chức năng chỉnh sửa trên lưới.
 c.Ý nghĩa của các nút chức năng
Trong phần cập nhật các thông tin liên quan tới phần nhân sự, chấm công, tính lương thì hầu hết giao diện đều giống nhau, nên chỉ cần hiểu được 1 phần thì có thể sử dụng được tất cả những phần còn lại.
Giao diện của phần cập nhật gồm có 6 biểu tượng chính (nằm dưới gốc của màn hình)
+  (Khoá) Trước khi chỉnh sửa bất cứ thông tin gì thì phải bấm vào biểu tượng này để mở khoá thì thông tin được cập nhật mới có hiệu lực.
+         (Thêm) Sử dụng biểu tượng này để thêm 1 thông tin mới.
+         (Lưới) Hiển thị theo dạng lưới, người dùng có thể cập nhật nhiều thông tin cùng 1 lúc.
+         (Xoá) Dùng để xoá 1 thông tin nào đó trong danh sách, ngoài ra còn có thể dùng phím Delete.
+         (Lưu) Dùng để Lưu lại những thông tin đã cập nhật, ngoài ra còn có thể dùng tổ hợp phím Ctrl+S.
+  (Bỏ qua) Dùng để bỏ qua thao tác đang được chọn hoặc dùng phím ESC.
Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ thêm 1 chức năng khá tiện cho người dùng là có thể cập nhật nhiều thông tin trên nhiều cột khác nhau và Lưu lại 1 lần.
Chú ý : những dòng dữ liệu có màu xanh là những thông tin mà người dùng đã thay đổi nhưng chưa được lưu xuống cơ sở dữ liệu, sau khi bấm nút Lưu hoặc Ctrl+S thì dữ liệu mới được lưu.
Bên cạnh đó trong 1 số thông tin phần mềm còn hỗ trợ Import dữ liệu bằng file Excel mẫu, file Excel mẫu được tích hợp sẵn trên phần mềm (dưới gốc trái của màn hình)
  • Để lấy file Excel mẫu, người dùng chọn vào dòng chữ Lấy tập tin     nhập mẫu và Lưu lại
Sau khi cập nhật thông tin xong trên file, để Import thông tin đó vào phần mềm thì chọn dòng chữ Nhập dữ liệu bằng tập tin, khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại để Import thông tin.
 

2 - Thiết lập hệ thống:

Trong phần Thiết lập hệ thống thì người dùng sẽ cập nhật những thông tin cần thiết trước khi đi vào sử dụng những tính năng của phần mềm.
 

2.1 Khởi tạo danh mục :

 
Ở phần khởi tạo người dùng sẽ cập nhật những thông tin liên quan tới công ty như : Công ty, phòng ban, chức vụ và 1 số thông tin khác.
Để cập nhật các thông tin liên quan người dùng vào phần Nhân sự à Danh mục và chọn thông tin cần cập nhật là công ty, phòng ban hay chức vụ …

 

2.1.1 Công ty :

Muốn cập nhật thông tin của công ty, hoặc muốn quản lý nhiều công ty
1 lúc thì người dùng sẽ chọn phần Công ty trong Danh mục, khi đó thông tin của công ty sẽ hiện ra dưới dạng :
 
 
 


 
+ Để thay đổi thông tin của công ty người dùng sẽ bấm vào biểu tượng ổ khoá            
dưới gốc trái của màn hình khi đó ổ khoá sẽ được mở, và người dùng sẽ thay đổi những
thông tin vào những cột cần thiết và bấm vào biểu tượng . Lưu để lưu lại những thông     . tin đã thay đổi đó.
+ Ngoài ra thì người dùng còn có thể cập nhật thông tin dưới dạng lưới danh sách bằng cách nhấp vào biểu tượng . khi đó giao diện sẽ có dạng :
 
 
 


Cách cập nhật thông tin cũng tương tự như trên là mở khoá sau đó thay đổi từng thông tin và bấm Cập nhật để lưu thông tin vào Lưới danh sách à bấm Lưu để lưu dữ liệu xuống Cơ sở dữ liệu.
+ Để thêm 1 thông tin của 1 công ty mới (trường hợp có nhiều công ty) thì chọn vào biểu tượng  rồi nhập những thông tin cần thiết à bấm Thêm.
 

 

2.1.2– Phòng ban

Trong phần cập nhật Phòng ban thì thao tác hoàn toàn giống như cập nhật thông tin của công ty (xem phần 2.1.1), ngoài ra trong phần này có thêm 1 phần cần chú ý khi cập nhật phòng ban đó là Phòng ban trực thuộc
 
 
 


Phần này dùng để tạo 1 phòng ban A trực thuộc 1 phòng ban B, trong hình trên có nghĩa là Phòng kỹ thuật thuộc Phòng khảo sát
 

2.1.3– Thông tin khác

Ngoài ra trong phần danh mục người dùng còn có thể thêm hoặc cập nhật 1 số thông tin như : chức vụ, quốc gia, ngôn ngữ, tôn giáo … những thông tin mà trên phần mềm chưa được cập nhật.
Cách cập nhật (xem phần 2.1.1)
 
 
  1. Các bước cơ bản của phần mềm
 

3.1– Cập nhật nhân viên

+ Tạo nhân viên : khi có 1 nhân viên mới thì để thêm thông tin cho nhân viên thì vào phần Nhân sự à Thông tin nhân viên
Người dùng sẽ cập nhật những thông tin liên quan tới nhân viên mới sau đó bấm Thêm
Chú ý : đối với ô Mã chấm công bắt buộc phải là 5 ký tự. Ví dụ mã của nhân viên là 232 thì nhập ở ô Mã chấm công phải là 00232
 

 
 
 
 

3.2– Cập nhật phòng ban, chức vụ

+ Sau khi cập nhật thông tin cá nhân cho nhân viên thì để dể quản lý nhân viên trong công ty theo bộ phận thì người dùng sẽ cập nhật thông tin bộ phận (phòng ban) cho nhân viên đó.
Vào phần Nhân sự à Thông tin công việc
Trong Cây thông tin là những nhân viên đã được cập nhật phòng ban, để cập nhật phòng ban cho nhân viên mới thì người dùng chọn Tab Danh sách (kế bên Tab Cây)
Để dể cho việc chọn nhân viên mới nhanh và dễ dàng người dùng có thể chọn 1 trong 2 cách :
  1. Sử dụng chức năng Tìm kiếm (Xem phần 1)
  2. Sử dụng tiện ích sắp xếp theo phòng ban
Trong danh sách nhân viên người dùng sử dụng thanh trượt di chuyển qua cột Phòng ban à bấm vào cột Phòng ban thì những nhân viên chưa có phòng ban (nhân viên mới) sẽ được di chuyển lên trên.
Chọn nhân viên cần cập nhật phòng ban à chọn  (thêm) à chọn phòng ban, chức vụ và 1 số thông tin khác rồi bấm Lưu để lưu lại thông tin
 

 
Muốn thay đổi phòng ban cho nhân viên thì làm thao tác tương tự, chọn nhân viên à chọn thông tin mới rồi bấm Lưu để cập nhật thông tin mới.
 Lưu ý : nếu trông ô Phòng ban chưa có phòng ban cần chọn thì người dùng sẽ tạo 1 phòng ban mới (xem phần 2.1.2)
 
 
 


 

3.3– Áp dụng lịch làm việc

Sau khi cập nhật thông tin cá nhân và phòng ban cho 1 nhân viên mới thì bước này là bước không thể thiếu để có được 1 báo cáo chấm công hoặc bảng lương của nhân viên.
Tuỳ thuộc vào mô hình quản lý thời gian làm việc của từng công ty, và cách sắp xếp nhân viên đi ca nào mà người dùng sẽ áp dụng đúng lịch làm việc cho nhân viên đó.
 
Lịch cố định : là loại lịch dành cho những nhân viên đi ca có thời gian làm việc cố định, lịch này thường dùng cho các công ty có số lượng ca ít (Các văn phòng, xưởng sản xuất, công ty xây dựng…).
 

3.3.1 – Lịch cố định

Để áp dụng lịch cố định cho nhân viên thì người dùng sẽ vào phần Chấm công à Thiết lập chấm công à Thiết lập lịch nhân viên
Trên giao diện của phần thiết lập lịch sẽ chia làm 2 phần :
  1. Danh sách bên Cây (bên tay trái) là những nhân viên chưa được áp dụng lịch
  2. Danh sách bên tay phải là những nhân viên đã được áp dụng lịch
 

 
Để áp dụng lịch cho những nhân viên chưa được thiết lập thì người dùng sẽ chọn những nhân viên chưa được thiết lập bên Cây/Danh sách (bên tay trái), sử dụng nút  để cập nhật lịch làm việc cho những nhân viên đã chọn, khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại để chọn loại lịch để áp dụng cho nhân viên (hình bên)
 
  • Lịch tuần : chọn lại lịch cần áp dụng cho những nhân viên được chọn
à Sau khi chọn xong thì bấm Đồng ý.
 
 
 

3.4– Quản lý ngày nghỉ

  1. - Thiết lập ngày nghỉ
Quản lý ngày nghỉ à Danh mục à Thiết lập ngày nghỉ Phần này dùng để thiết lập danh sách các loại ngày nghỉ
theo quy định của công ty.Từ góc trái bên dưới màn hình hiện ra, chọn  để thêm 1 thiết lập tên ngày nghỉ.
Một bảng thêm ngày nghỉ hiện ra như hình bên.
+Mã: Ký hiệu loại ngày nghỉ sẽ hiển thị trên báo cáo.
+ Tên: Tên đầy đủ loại ngày nghỉ.
+Mô tả: Ghi mô tả nếu cần.
  • Nghỉ có lương: Nếu ngày nghỉ này vẫn được tính lương thì check vào lựa chọn này.
  • Nghỉ không ảnh hưởng đến chuyên cần: Chọn nếu ngày nghỉ đó không đánh giá vào chuyên cần của NV.
  • Trừ vào tổng phép năm: Chọn nếu đó là loại ngày nghỉ sẽ bị trừ vào tổng phép năm của NV.
 
Sau khi thiết lập xong, chọn                để xác nhận tạo 1 loại ngày nghỉ.Sau khi mỗi lần tạo thì ngày nghỉ được thêm vào danh sách.
 
 
 


 
Nếu muốn chỉnh sửa thông tin loại ngày nghỉ sau khi đã tạo thì chọn các nút chức năng bên dưới: Bấm để mở khóa chỉnh sửa.Khóa được mở  thì phần mềm cho phép chỉnh sửa trực tiếp trên danh sách ngày nghỉ.Sau khi chỉnh sửa thì chọn  để đóng khóa.
 
Bảng hiện lên, chọn yes để xác nhận lưu thay đổi.
Muốn xóa 1 loại ngày nghỉ trong danh sách thì chọn dòng tương ứng, chọn  để xóa.
 
  1. - Áp dụng ngày nghỉ
Trong phần này ngoài việc đăng ký ngày phép (những loại ngày nghỉ đã được thiết lập phần 2.4.3) cho nhân viên thì phần mềm còn tích hợp thêm phần đăng ký thời gian nghỉ phép cho nhân viên.
+ Nếu Check vào ô Nghỉ cả ngày thì đăng ký cho nhân viên nghỉ cả ngày
+ Nếu bỏ dấu check thì thời gian nghỉ sẽ dựa vào thời gian được chọn bên dưới
 
Cách đăng ký ngày nghỉ :
Chọn nhân viên cần đăng ký phép à chọn ngày (hoặc thời gian) cần đăng ký à chọn loại ngày nghỉ
 
 
 

 
 
  • Thống kê ngày nghỉ theo năm
Ở đây người dùng có thể xem được trực tiếp là nhân viên đã nghỉ bao nhiêu nhiêu ngày, chi tiết của từng loại ngày nghỉ và số ngày phép còn lại…
 
 
 


 

3.5– Quản lý dữ liệu thô

Trong phần này người dùng có thể quản lý tất cả dữ liệu điểm danh của nhân viên trên máy chấm công sau khi được tải về máy tính, ngoài ra người dùng còn có thể chỉnh sửa, cập nhật thông tin điểm danh khi nhân viên quên bấm hoặc bấm sai.
 

3.5.1– Tải dữ liệu chấm công

3.5.1.1– Bằng mạng (Internet)

Khi máy chấm công được kết nối với hệ thống mạng của công ty thì người dùng sẽ dùng chức năng này để lấy dữ liệu điểm danh của nhân viên khi cần
Vào Chấm công à Quản lý dữ liệu thô
à bấm vào nút Tải dữ liệu từ máy chấm công (bên gốc phải màn hình) Xuất hiện 1 hộp thoại để lựa chọn
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ở đây người dùng sẽ chọn thời gian và thiết bị cần tải dữ liệu à bấm Tải
Sau khi tải xong phần mềm sẽ hiện 1 thông báo là đã tải được bao nhiêu dữ liệu
 

3.5.1.2– Bằng USB (file)

Đối với những trường hợp công ty không có hệ thống mạng kết nối tới máy chấm công thì người dùng có thể sử dụng USB để lấy dữ liệu điểm danh của
nhân viên nhập vào phần mềm. Chức năng này chỉ dùng cho những máy chấm công có hỗ trợ cổng USB.
Vào Chấm công à Quản lý dữ liệu thô à chọn dòng Nhập dữ liệu bằng tập tin (gốc trái màn hình)
Ở đây có 2 lựa chọn :
  1. Nhập toàn bộ dữ liệu : nhập tất cả dữ liệu có trong tập tin đã chọn.
  2. Nhập 1 phần dữ liệu : nếu chọn lựa chọn này thì người dùng sẽ chọn thời gian cần nhập dữ liệu.
à bấm Đồng ý để phần mềm thực hiện quá trình nhập dữ liệu.
 

3.5.2– Cập nhật dữ liệu điểm danh

Ở phần này người dùng có thể xem dữ liệu điểm danh của nhân viên sau khi tải dữ liệu về máy tính, ngoài ra người dùng còn có thể chỉnh sửa những thông tin đó 1 cách linh hoạt cho những trường hợp nhân viên quên điểm danh hoặc có việc xin vào trễ/về sớm
Để xem được dữ liệu điểm danh, người dùng sẽ chọn thời gian và nhân viên cần xem (có thể chọn nhiều nhân viên cùng 1 lúc)
 
 
 


 
+ Nếu muốn thêm 1 thẻ điểm danh cho nhân viên (trường hợp nhân viên quên điểm danh), chọn nhân viên và bấm vào nút Thêm (phía dưới màn hình)
Xuất hiện 1 hộp thoại để cập nhật (hình bên), khi đó người dùng sẽ cập nhật những thông tin của thẻ điểm danh cần thêm (thời gian, thiết bị, vào/ra) rồi bấm Lưu.
Chú ý : nếu trường hợp người dùng chọn nhiều nhân viên cùng 1 lúc thì khi thêm dữ liệu điểm danh thì tất cả nhân viên được chọn đều được cập nhật chung 1 dữ liệu.
 
+ Tương tự cho trường hợp cập nhật lại thời gian điểm danh của nhân viên, ngoài việc chọn nhân viên thì người dùng còn phải chọn thêm thẻ điểm danh cần thay đổi và bấm vào nút Cập nhật
Khi đó hộp thoại để cập nhật thông tin sẽ xuất hiện và người dùng sẽ cập nhật lại thông tin và bấm Cập nhật
 
 

3.6– Xử lý dữ liệu chấm công

Để có được những thông tin về giờ công của nhân viên thì người dùng phải qua bước này để xử lý dữ liệu, mục đích của việc xử lý dữ liệu là phần mềm sẽ dựa vào thời gian điểm danh kết hợp
với lịch được áp dụng cho từng nhân viên để xử lý ra được những thông tin như : đi trễ, về sớm …
 
Vào phần Chấm công à Quản lý chấm công à chọn Tab Xử lý chấm công
 
       è
 
Để xử lý người dùng chọn bộ phận (hoặc nhân viên) cần xử lý à chọn thời gian từ ngày đến ngày
à bấm vào nút  để phần mềm thực hiện quá trình xử lý.
 
 
 


Chú ý : bước xử lý này rất quan trọng, để có được báo cáo chấm công hoặc để tính lương thì phải thực hiện thao tác này.
 

Xem thông tin

Người dùng có thể xem thông tin chấm công sau khi xử lý dữ liệu, trong phần này có thể xem cả thông tin chấm công chi tiết và tổng hợp của nhân viên.
+ Thông tin chi tiết :
Ở Tab Xem chấm công chi tiết à chọn phòng ban (hoặc nhân viên) cần xem thông tin à chọn thời gian
à bấm vào bút  để xem kết quả bên dưới.
 
 
 


+ Thông tin tổng hợp :
Thao tác cũng tương tự, trong Tab Xem chấm công tổng hợp à chọn thông tin cần xem à bấm  để xem thông tin.
 

 
 

1.7– Báo cáo

1.7.1- Báo cáo nhân sự

Trong phần báo cáo nhân sự thì có 2 loại báo cáo chính là báo cáo thông tin và báo cáo theo điều kiện được chọn. Cách tạo 1 báo cáo tương tự nhau, chỉ khác về tính năng trong báo cáo
Vào phần Nhân sự à Báo cáo nhân sự
 
 
 


 
Trong phần này có nhiều báo cáo để người dùng lựa chọn xuất thông tin, chỉ cần chọn loại báo cáo trong phần Danh sách báo cáo sau đó chọn phòng ban và thời gian (nếu có) cần xuất, chọn xuất báo cáo ra khổ A4 (Crystal) hoặc Excel tuỳ thuộc vào lựa chọn của người dùng cho xuất ra loại nào.
 
 
 


 
Ngoài báo cáo về thông tin nhân sự thì phần mềm còn hỗ trợ xuất những thông tin liên quan tới bảo hiểm (trong phần Các loại báo cáo bảo hiểm)
 

1.7.2- Báo cáo chấm công

3.7.2.1– Báo cáo thô

Chấm công à Báo cáo chấm công.
Chức năng này giúp người quản trị xuất ra các loại bảng báo cáo về quản lý chấm công của NV.Có 2 loại file báo cáo được lựa chọn khi xuất báo cáo là dạng crystal report  không thể chỉnh sửa và dạng Excel thông thường  có thể chỉnh sửa. Bao gồm các loại báo cáo sau:
+ Báo cáo thô

Có 2 loại báo cáo dữ liệu thô như hình trên.
  • Báo cáo giờ quét thẻ: xuất ra giờ vào ra theo từng ngày của NV.
 

 Lưu ý: xuất dữ liệu ngày nào thì phải đảm bảo là dữ liệu ngày đó phải được tải từ máy chấm công về máy tính rồi.
  • Báo cáo chỉnh sửa giờ quét thẻ: thể hiện thông tin chỉnh sửa giờ quét thẻ của NV, bao gồm tất cả các thao tác thêm, xóa, sửa…
 

3.7.2.2– Báo cáo chấm công

Báo cáo hiển thị chi tiết thông tin chấm công của các nhân viên được chọn. Các thông tin trong báo cáo này được tính toán dựa trên các quy định chấm công, thời gian quét chấm công, ca làm việc tương ứng của mỗi NV.

 Lưu ý: Dữ liệu xuất báo cáo này phải được xử lý trước trong phần Quản lý chấm công.Khi xuất báo cáo phải chọn đúng khoảng thời gian cần xem, mẫu báo cáo cần xem
 
 
 


 
Các loại báo cáo chấm công:
  • Báo cáo chi tiết: hiển thị thông tin chấm công chi tiết từng ngày của NV.Mỗi ngày tương ứng với tình trạng làm việc, thông tin làm việc theo từng ngày của NV.
 

 
  • Báo cáo tổng hợp: hiển thị thông tin tổng hợp.Mỗi dòng tương ứng với mỗi thông tin tổng hợp về việc chấp hành nội quy thời gian của NV trong khoảng thời gian đã chọn.
  • Báo cáo tháng: Xuất ra báo cáo theo từng ngày trong tháng, tổng trong tháng.

 
 

4– Các chức năng khác của phần mềm

4.1– Quản lý thiết bị

Đối với những thiết bị được kết nối thành công thì bạn có thể xem hoặc cập nhật 1 số thông tin trên thiết bị
 

4.1.1– Tải dữ liệu chấm công


 
Xuất hiện 1 cửa sổ để tải dữ liệu, chọn thời gian cần tải dữ liệu và bấm Tải Nếu trường hợp không muốn tải thì bấm nút Huỷ
 
 
 
 

4.1.2– Xoá dữ liệu chấm công trên máy

 
Mục đích của việc xoá bớt dữ liệu chấm công trên máy là để giải phóng bộ nhớ của máy, để khi tải dữ liệu hay cập nhật thông tin trên máy sẽ nhanh hơn.

 
Chọn thời gian cần xoá dữ liệu trên máy chấm công và bấm Xoá
 
 
 


 

4.1.3– Đồng bộ thông tin người dùng

Chức năng của phần này là để cập nhật những nhân viên mà người dùng cần từ thiết bị lên phần mềm và ngược lại.

 
Khi này phần mềm sẽ xuất hiện 1 hộp thoại (hình dưới)
 
 
 

 
 
Ở đây sẽ có 2 cửa sổ :
  1. Danh sách nhân viên trên cở sở dữ liệu (CSDL)
    • Không thuộc phòng ban :
+ Nếu check vào ô này thì chỉ hiện những nhân viên chưa có phòng ban trên phần mềm.
+ Nếu không check thì sẽ hiện thị theo ô Phòng ban.
  • Phòng ban : chọn thông tin phòng ban cần hiện thị.
  • Chọn tất cả : check vào để chọn tất cả thông tin nhân viên đang hiện thị trên cửa sổ bên CSDL.
  • Chỉnh sửa : xuất hiện 1 hộp thoại để chỉnh sửa thông tin hiện thị của nhân viên (tên hiển thị, mật khẩu, mã thẻ) trên CSDL trước khi chuyển xuống thiết bị.

 
+ Trong phần này người dùng cũng chọn nhân viên cần cập nhật thông tin để chỉnh sửa và lưu lại.
  1. Danh sách nhân viên trên máy :
    • Chỉ tải những nhân viên mới
+ Nếu check thì sẽ tải những nhân viên mới (những nhân viên mà trên CSDL chưa cập nhật) trên thiết bị được chọn.
+ Nếu không check thì sẽ tải hết nhân viên có trên thiết bị.
  • Thiết bị : chọn thiết bị cần tải dữ liệu và bấm Tải về.
  • Chọn tất cả : check vào để chọn tất cả thông tin nhân viên đang hiện thị trên cửa sổ bên thiết bị.
Ngoài ra thì có thêm 2 phím chức năng để di chuyển dữ liệu qua lại giữa CSDL và thiết bị :
  • dùng để chuyển những thông tin được chọn từ CSDL lên thiết bị.
  • dùng để chuyển những thông tin được chọn từ thiết bị xuống CSDL.
 

4.1.4– Xem thông tin trên máy

Chức năng này người dùng sẽ kiểm tra được những thông tin cơ bản có trên máy gồm : số người đăng ký, người quản trị, số thẻ, vân tay, dữ liệu chấm công…
 
Chọn thiết bị cần xem thông tin trên máy, nhấp chuột phải và chọn Xem thông tin trên máy
 
 
 


 
Khi đó những thông tin trên thiết bị đã chọn sẽ hiện thị
 
 
 


 

4.1.5– Cập nhật thời gian cho thiết bị

Khi muốn chỉnh sửa lại thời gian của máy chấm công để giống nhau giữa các máy hoặc giống với thời gian của hệ thống.
Chọn thiết bị, nhấp chuột phải chọn Cập nhật ngày giờ
 
 
 


 
Chọn thời gian cần cập nhật lại cho thiết bị và chọn Đồng ý
 
 
 


 

4.1.6– Khởi động thiết bị

Khi chuyển dữ liệu vân tay hoặc thẻ xuống thiết bị thì thường nên khởi động lại thiết bị để thiết bị cập nhật những dữ liệu mới, người dùng có thể sử dụng tiện ích này để khởi động lại máy ngay trên phần mềm thay vì phải ra máy để khởi động.
 

4.2– Tạo Người dùng và phân quyền

4.2.1– Tạo người dùng

Trong phần này người dùng có thể bảo mật được những thông tin trên phần mềm, tránh người khác vào thay đổi hoặc xem thông tin bằng cách tạo thông tin đăng nhập khi mở phần mềm
Vào phần Hệ thống à Bảo mật
 
+ Tạo người dùng
Để tạo 1 người dùng mới bấm nút Thêm
Người dùng : tên người dùng để đăng nhập vào phần mềm Mật khẩu : nhập mật khẩu
Xác nhận mật khẩu : nhập lại mật khẩu để xác nhận Sau khi nhập thông tin xong thì bấm Lưu
 

 
Nếu muốn thay đổi mật khẩu của người dùng bất kỳ có trong danh sách à bấm Thay đổi mật khẩu
 
 
 


 
Nhập mật khẩu cũ, mật khẩu mới và xác nhận lại mật khẩu mới rồi bấm Lưu. Hoặc người dùng có thể thay đổi mật khẩu của mình ngoài màn hình đăng nhập
 
       
   
 


 

4.2.2– Cấp quyền cho người dùng

Để bảo mật thông tin hệ thống cũng như để tránh những thông tin bị thay đổi ngoài ý muốn thì người dùng (quản trị) sẽ sử dụng chức năng này để phân quyền cho người dùng (user) được tạo trên phần
mềm.
Trong phần phân quyền thì có loại : phần quyền theo chức năng và phân quyền theo phòng ban.

+ Phân Quyền theo chức năng

Chọn người dùng cần cấp quyền (1) à chọn những chức năng cần cấp quyền trong ô “Chức năng chưa phân quyền” (2)
 

 
à(3) bấm “<< Phân quyền”
 
 
 


 
à chọn quyền để cấp cho người dùng với những thông tin vừa chọn
  • Không được truy cập
  • Xem
  • Toàn quyền
à bấm Lưu để cập nhật thông tin.
 
Chú ý : để cấp cho 1 người dùng chỉ được xem hoặc không được truy cập thì phải có 1 người dùng được cấp toàn quyền
Ví dụ : để cấp quyền cho người dùng user không được truy cập vào thông tin hệ thống thì người dùng Admin phải được toàn quyền thì mới được cấp quyền cho user.
 
Tương tự để bỏ quyền của 1 thông tin nào đó thì trước hết phải đăng nhập bằng người dùng Admin (toàn quyền)
Chọn người dùng cần chỉnh sửa à chọn thông tin cần xoá quyền à bấm “>> Xoá quyền”
 

+ Phân quyền theo phòng ban

Tương tự như phần phân quyền theo chức năng, chọn người dùng cần phân quyền à check chọn những phòng ban cần phân quyền à bấm Lưu.

Tags:
Giỏ hàng của tôi (0)